Как принять сотрудника без трудовой книжки: простая инструкция с опорой на закон

Что говорит закон

• 📘 Статья 66.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) — закрепляет понятие электронной трудовой книжки и порядок её ведения.

• 📘 Статья 65 ТК РФ — перечисляет документы, которые работник должен предъявить при приёме на работу. Трудовая книжка в этом списке есть только если она уже имеется. Если книжки нет — требовать её нельзя.

• 📘 Постановление Правительства РФ № 320 от 16.04.2020 — описывает порядок передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде в Пенсионный фонд.

Как оформить сотрудника без трудовой книжки

1. Заключить трудовой договор
   Это основной документ, который подтверждает трудовые отношения. (ст. 67 ТК РФ)

2. Издать приказ о приёме на работу
   На основании договора оформляется приказ (форма Т-1). Он фиксирует должность, дату начала и условия работы. (ст. 68 ТК РФ)

3. Передать сведения в ПФР
   В течение одного рабочего дня работодатель отправляет данные о приёме через систему «СЗВ-ТД» — так для сотрудника автоматически создаётся электронная трудовая книжка (ст. 66.1 ТК РФ).

4. Завести личную карточку работника (форма Т-2)
   Это внутренний кадровый документ, где указываются личные данные, образование, стаж и т. д.

А если сотрудник хочет бумажную книжку

Если человек устроился после 1 января 2021 года, ему бумажная трудовая книжка не оформляется (п. 3 ст. 66.1 ТК РФ).
Её можно получить только по письменному заявлению, и она будет носить информационный характер, а официальные записи ведутся в электронном виде.

Что важно запомнить

• Отсутствие трудовой книжки не повод отказывать в приёме.

• Работодатель обязан оформить сотрудника по ТК, а электронную трудовую создаёт автоматически через ПФР.

• Все сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в электронной форме и доступны через «Госуслуги».